Lássuk, mi történik, ha a céges pecsétet – ellopják!

Ha bélyegzője elveszett, vagy ellopták, semmiképpen ne ijedjen meg! Lesz ugyan néhány teendője, de a törvény mindenképpen ön mellett áll. Az első és legfontosabb: értesítsen minden olyan személyt és szervezetet, akik és amelyek öntől bélyegzővel hitelesített iratokat kaptak vagy kaphatnak. Közölje velük, hogy a bélyegző elveszett, adja meg az eltűnés pontos időpontját, és írásban – ez fontos! – tájékoztassa őket arról, hogy a bélyegző az adott időponttól érvénytelen. Egyértelműen jelentse ki, hogy mindennemű irat érvénytelennek számít, amit a bélyegző elvesztésének időpontja után bárki bemutat. Ha vannak olyan korábban lebélyegzett, de ki nem adott iratai, amelyekhez még a régi bélyegzőt használta, ügyeljen arra, hogy mielőtt kiadná őket, készítsen helyettük új iratokat, új pecséttel – hiszen a régi érvényességét éppen ön korlátozta. Ne múljon ezen egy szerződése érvényessége sem!

Új pecsét?
Az elveszett bélyegző egyébként a legtöbbször előkerül. Van, hogy megtalálja otthon, az autója kesztyűtartójában, a fiókban, a táskájában vagy másutt. Célszerű természetesen ezeket a helyeket még azelőtt megnézni, mielőtt a bélyegző letiltásához hozzálátna. Ha akkor mégsem járna sikerrel, de később a pecsét mégis előkerül, azt javaslom, mégse használja többet. Soha nem lehet tudni, hogy mire használták a bélyegzőt annak eltűnése és megtalálása közben! Aki el tudta vinni, vissza is csempészhette a helyére. Ha a bélyegzőházra szüksége van, vegye le róla a szöveglemezt (ez egyetlen mozdulat), vegye ki a festékpárnát, majd tegye el és jól őrizze meg őket. Ha később kiderülne, hogy valaki mégis illetéktelenül használta a bélyegzőt, jól jönnek majd egy bizonyítási eljárás során. Fontos tudnia, hogy a megmaradó bélyegzőházra bármikor rendelhet egy új szöveglemezt, és tehet bele új festékpárnát.

Új pecsét
Ha a margón olvasható minden óvintézkedést megtett, azt javaslom, készíttessen olyan új bélyegzőt, amely jól megkülönböztethető a régitől. Ne csak színében legyen más, mert azzal nagyon megkönnyítené a hamisító dolgát, hiszen elég lenne az illetőnek festékpárnát cserélnie a bélyegzőben. A legjobb, ha kiegészítő adatot tüntet fel a bélyegzőn – például egy sorszámot, vagy ha a bélyegzőn már volt sorszám, akkor egy másik sorszámot, esetleg az eredeti sorszámot és egy betűjelet. De alkalmazhat más betűtípust, más elrendezést is. Ha ilyen helyzetbe kerül, kérje bátran bélyegzőkészítő tanácsát, szívesen segít majd önnek. Az új bélyegzőre vigyázzon még annál is jobban, mint az előzőre! Tartsa jól elzárható helyen, és csak azoknak engedje meg, hogy hozzáférjenek, akikben feltétlenül megbízik. Ha az autójából lopták el, tartsa szem előtt, hogy egyetlen percre se hagyjon az utastérben látható helyen – de a kesztyűtartóban sem – olyan tárgyat (táskát, bélyegzőt, telefont stb.), ami másnak jobban kellhet, mint önnek. A tolvajok nem mérlegelik, hogy az autóban okozott kár arányos-e a zsákmány értékével: ha átélt már ilyesmit, ön is tudja. A bélyegző jó zsákmány egy tolvajnak. Egyébként is célszerű minden cégbélyegzőt már az átvételkor nyilvántartó lapra nyomni, és a lapot aláíratni azzal, aki a bélyegzőt használni fogja. Ezt kevesen teszik meg, pedig olyan ez, mint az archiválás: utólag mindig kiderül, hogy hasznos lett volna rászánni néhány percet. Ezeket a bélyegző átvételről szóló jegyzőkönyveket mindig tartsa biztos helyen, lehetőleg a cégiratok mellett. Kívánom, hogy soha ne élje át ezt az élményt! Legyen a bélyegző olyan hétköznapi használati tárgy, amely észrevétlenül, mégis hatékonyan segít önnek a mindennapi ügyek intézésében – és nem utolsósorban a marketingben!